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三、參展費用的安排

在編制參展費用預算時,一般要考慮到以下支出：

    1.租用展覽場地的費用。

    2.廣告宣傳費.包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費用,展中發放各種廣告宣傳品如產品目錄、產品使用說明書、產品廣告傳單、促銷贈品、產品的試用樣品的費用,展覽會上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳畫的費用等等。

    3.展品的運費、保險費、供現場示范表演的產品費用。

    4.展臺的設計和建造費用.包括展臺設計或再設計的費用,展臺建造和裝飾整理費用,展臺建造材料的購買和運輸費用,雇用專業公司或專業人員的費用等等。

    5.展覽場地的聲、光、電、水、電話、空調、清潔場地、攝影照相等多種設備的費用;展覽場地的家具、地毯、花卉及其它環境裝飾物的費用。

    6.公共關系活動的費用。如召開新產品新聞發布會的費用;招待記者對本企業產品及展位進行采訪報道的交際費用;邀請知名人士出席開幕式剪彩儀式的費用;對重點客戶迎來送往、請客吃飯、租用賓館套房、安排旅游娛樂活動、預訂返程票、饋贈禮品的費用;對于一般的潛在客戶或目標觀眾開展聯誼活動的費用,如贈送展覽會入場券、戲票,邀請參加文娛活動等等;在展覽會期間舉行產品技術研討會的費用;聘請和培訓展覽禮儀模特及產品示范操作人員的費用等等。

    7.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關交際、工資津貼獎金等方面的費用。

    8.應付偶發事件的處理費用和其它雜支費用。

四、展位、展臺的設計和布置

    在做展位、展臺的設計和布置時,首要目標是必須使其在很短時間內,抓住參觀者的注意力,激起他們的興趣,使他們不由自主地走到展位來。如何才能做到這一點呢?

    1.選準展位

    在選擇位置時,應考慮展位是否靠近會場的主要通道、洗手間、餐廳或小賣部，從遠處能否望見展位,是否被鄰近較大的展位所遮蔽，主要競爭對手的展位設在何處等等。通常貴重的、重要的展品安排在進口處右半部,較笨重的展品安排在底樓且接近出口處,較輕的展品安排在樓上,同類型的展品安排在鄰近展區,考慮清楚后,就要盡快選擇一個最佳而又付得起租金的位置,火速向大會租用。因為展位的租用,一般均采取先到先得的方式。

    2.慎選展品

在確定展位后,下一步便要考慮展示哪些產品。

    參展企業的產品往往品種、規格繁多,這時便要有所取舍。如果把產品全部展出,有可能收到相反效果。因為太多展品只會使展臺顯得亂七八糟,參觀者看后,往往難以發現自己感興趣的產品。在選擇展出產品時,首先要考慮新產品,展覽會是宣傳介紹新產品的最佳機會。新產品通常放在展臺最顯眼的位置上,并運用多種技術手段表現和強調其創新之處。其次要考慮選擇一些質量較好、有代表性、在市場上有競爭力的商品參展。展出的產品在突出重點的前提下,應盡可能多樣化,既有能滿足特殊需要的高檔品,也有供一般消費的大路貨,以適應不同消費者的需要。選定展品之后,要把展品放在展臺最突出、最顯眼的中心位置,切忌喧賓奪主,讓過于華麗的裝飾物、過于耀眼的燈光、過于喧囂的音響,分散了顧客對產品的注意力。

    3.講究展示技巧

    德國一位商展專家指出:“產品展示方法的趨勢,是設法使觀眾的視覺、聽覺及嗅覺獲得刺激,使他們進人一個新的體驗世界”。

    1999年初,在德國科隆舉辦的一次家電博覽會上,國外廠商展出的微波爐當場烤制蛋糕,當香氣撲鼻的蛋糕取出來送給參觀者品嘗時,誰不會心動想買一臺呢?還有一種全自動衣機,參觀者可以把自己的外套當場扔進去洗滌,洗滌后取出的，外套不但已經烘干，而且完全燙平,對這種能燙衣服的洗衣機,誰能不感興趣呢?
目前很多商家在參展中不惜重金配備計算機,利用三維動畫,反映產品的全貌及特征再加上簡潔的說明及圖表,.也是一種有效的展示辦法。

    對于房地產或大型設備,通常采用仿真模型展示法:它的最大好處是直觀,但模型必須與實際產品成一定的比例,這樣才能使參觀者有直觀的感覺。

    4.美術設計

    在展臺、展位的美術設計方面,最佳創意是獨樹一幟,使自已在萬商云集的展覽會上一枝獨秀,脫穎而出,從而抓住參觀者的視線和注意力。今年4月舉辦的’99慧聰中華電腦展武漢地區展覽會上,愛必信電腦的展臺設計別具匠心。該展臺模仿中國古代木質房屋結構,雕梁畫棟,再配以古樸典雅的圓木桌,圓木桌上放著愛必信電腦,給人一種古代與現代、藝術與科技之間的強烈反差感。這一展臺在很短時間內就引起了參觀者的注意,吸引他們來到展臺。同時展臺層次感也很強,突出參展展品,因此非常成功。

    另外,每家公司的標志、產品的特別造型及顏色,都可以成為設計創意,使人一眼望去就知道是哪家公司或哪種產品。展覽會上,公司的名字或產品的商標十分重要,應放在顯眼的位置上,務求使觀眾留下較深印象。